Na początku 2026 roku w Polsce działało ponad 7700 stacji paliw. Siedem największych sieci zarządzało łącznie ponad 4500 placówkami. Tak duża konkurencja w branży sprawia, że stacje paliw działają przy wymagających budżetach i niskich marżach na sprzedaży paliwa. A to z kolei oznacza, że na znaczeniu zyskują kontrola kosztów i efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników. Każda źle wykorzystana godzina pracy może obniżać zysk firmy, dlatego ważne jest odpowiednie planowanie i organizacja pracy.
Dowiedz się, jak to zrobić!
MATERIAŁ PARTNERA: Dlaczego "puste" godziny na stacji paliw bolą bardziej niż w klasycznym retailu?
Stacje paliw rządzą się zupełnie innymi prawami niż tradycyjne sklepy. W klasycznym sklepie (np. spożywczym) manager może stosunkowo łatwo dopasować godziny otwarcia placówki do zachowań konsumentów lub ograniczyć obsadę w czasie mniejszego ruchu. Niestety na stacji paliw sytuacja jest o wiele bardziej skomplikowana.
Obiekt musi działać całodobowo (24/7). Ze względów bezpieczeństwa i procedur operacyjnych na zmianie musi przebywać określona minimalna liczba pracowników, niezależnie od aktualnej liczby aut przy dystrybutorach. Warto również dodać, że główny zysk stacji nie pochodzi z benzyny czy oleju napędowego, lecz z kategorii pozapaliwowych – strefy bistro (kawa, hot-dogi, ciepłe przekąski) oraz sklepu.
Kiedy pojawiają się tzw. „puste godziny”, czyli okresy, w których pracownicy są na zmianie, ale ruch praktycznie zanika, firma ponosi pełny koszt pracy, nie generując przy tym żadnego dodatkowego obrotu. W przypadku stacji paliw problem jest trudniejszy do opanowania niż w tradycyjnych sklepach, ponieważ stacja musi działać przez całą dobę. Nie można jej zamknąć na kilka godzin, nawet jeśli ruch jest minimalny, więc koszty obsady są stałe, a przychody w tych godzinach często nie pokrywają kosztów. W zwykłym sklepie można ograniczyć godziny otwarcia lub dostosować grafik, co pozwala uniknąć utrzymywania personelu wtedy, gdy nie ma klientów.
Sprzedaż na roboczogodzinę – wskaźnik, który musisz znać
Żeby skutecznie zarządzać personelem stacji benzynowej, trzeba odejść od intuicji na rzecz wskaźników. Najważniejszym z nich jest sprzedaż na roboczogodzinę. To ona pokazuje wyraźnie, że samo posiadanie personelu na zmianie nie wystarczy. Ważniejsze jest dopasowanie obsady do natężenia ruchu w obiekcie.
Dobrze zaplanowany grafik zakłada więcej rąk do pracy w godzinach szczytu komunikacyjnego. To wtedy strefa bistro będzie mieć największy ruch. Odpowiednia liczba pracowników pozwala szybko wydać ciepłe przekąski i nie tworzyć kolejek, które mogłyby odstraszyć kierowców. Z kolei w nocy obsadę należy zredukować do bezpiecznego, wymaganego przepisami minimum.
Dodatkowo sprzedaż na stacji benzynowej można aktywnie stymulować poprzez celowane działania promocyjne, czyli np. rabaty na kawę z rana lub wybór specjalnej oferty dla kierowców. Takie promocje maksymalizują wartość koszyka w godzinach celowo zwiększonej obsady i podnoszą rentowność bistro w czasie niższych obrotów.
Nadgodziny w grafiku na stacji paliw to ukryty podatek od chaosu
Niepotrzebne koszty pracownicze w zarządzaniu stacjami paliw wynikają zazwyczaj ze złego układania grafiku, a nie zbyt wielu zatrudnionych pracowników. Kiedy grafik tworzy się intuicyjnie, łatwo o błędy w obsadzie, co zresztą dobrze widać w codziennych sytuacjach. Poniżej dwa przykłady takich sytuacji.
W poniedziałek rano, podczas największego ruchu, gdy kierowcy spieszą się do pracy i chcą szybko kupić kawę, na zmianie brakuje rąk do pracy – tworzą się kolejki, a zniecierpliwieni klienci po prostu odjeżdżają do konkurencji.
W deszczowe, wtorkowe popołudnie, kiedy ruch na drogach zamiera, na stacji przebywa zbyt wielu pracowników, którzy nie mają co robić i generują niepotrzebny koszt.
Najbardziej nieefektywny układ ma miejsce wtedy, gdy ktoś nagle zgłasza nieobecność, a brak planu awaryjnego zmusza do ściągnięcia innego pracownika z jego dnia wolnego. Płacenie mu stawki wyższej o 150% lub 200% za nadgodziny w biznesie o tak niskiej marży obniża wypracowany zysk i staje się ukrytą karą za brak organizacji. Można to jednak łatwo wyeliminować dzięki trafnemu planowaniu opartemu na danych.
Grafik na stacji paliw a wakacje, długie weekendy i mrozy
Zarządzanie stacją paliw wymaga ciągłego dopasowywania się do kalendarza i pogody, ponieważ natężenie ruchu potrafi zmienić się w ciągu zaledwie kilku godzin, szczególnie wiosną i latem. Tę zależność widać na przykład podczas letnich długich weekendów, kiedy na trasach tranzytowych pojawiają się tysiące urlopowiczów. Jeśli w strefie bistro nie ma wówczas maksymalnej obsady, klienci utkną w długich kolejkach, a kierowcy odjadą zdenerwowani i bez zakupów.
Inaczej wygląda sytuacja np. podczas nagłego, pierwszego ataku zimy, który wywołuje niemal natychmiastowe, masowe zapotrzebowanie na niezamarzające płyny do spryskiwaczy, skrobaczki i odmrażacze do zamków. Bez elastycznego grafiku, który z wyprzedzeniem analizuje prognozy pogody oraz dane sprzedażowe z ubiegłych lat, stacja może ponieść straty. Albo nie nadąża z obsługą klientów w momentach szczytowych, albo bezpowrotnie przepala budżet na utrzymanie zbyt dużego zespołu w dniach, kiedy z powodu ulewy czy kolejnego dnia mrozu ruch na drogach naturalnie zamiera.
Jak odzyskać kontrolę nad czasem pracy na stacji paliw?
Planowanie pracy w Excelu to prosta droga do strat finansowych. Zwykły arkusz nie sprawdzi, czy grafik jest zgodny z Kodeksem Pracy, ani nie pokaże na bieżąco niedopasowania obsady do natężenia ruchu. To prosta droga do narażania stacji na wysokie kary i niekontrolowane koszty. Żeby realnie kontrolować wydatki, potrzebne jest nowoczesne rozwiązanie.
Dedykowany system do planowania czasu pracy jak np. Grafik Optymalny automatycznie układa harmonogramy zgodnie z prawem, ułatwia pilnowanie budżetu w czasie rzeczywistym i precyzyjnie dopasowuje liczbę pracowników do prognozowanego ruchu w sezonie na bazie wprowadzonych danych biznesowych. Program automatyzuje też inne formalności, takie jak zgłaszanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych czy ewidencja czasu pracy. Z wykorzystaniem takiego narzędzia, które można integrować z innymi systemami, managerowie zyskują cenny czas na zarządzanie stacją i rozwijanie sprzedaży.
Zbuduj przewagę z systemem
Stacja paliw to zbyt skomplikowany i zmienny biznes, żeby jego rentowność opierać na intuicji czy papierowych grafikach. Każda zaoszczędzona roboczogodzina i każda zlikwidowana nadgodzina to czysty zysk. Przejście na zarządzanie oparte na danych i automatyzacji to jedyna droga do pełnej kontroli nad budżetem i zadowolenia zespołu. Zamiast płacić tytułowy „podatek od chaosu”, lepiej postawić na nowoczesne zarządzanie grafikami i czasem pracy.
Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Grafika Optymalnego i zobacz, jak w prosty sposób można wycisnąć maksimum zysku z każdej minuty otwarcia stacji.
